Nach Ihrer Tarifbuchung haben wir hier bereits die wichtigsten Angaben für Sie hinterlegt. Bitte prüfen Sie diese vor der ersten Rufumleitung auf Fehler und Vollständigkeit und halten Sie diese während der Nutzung unseres Services immer auf dem aktuellsten Stand, damit wir bestmögliche Auskünfte erteilen und Anrufnotizen zustellen können.
Die Felder / Funktionen der Sekretariatsverwaltung
| Bezeichnung | Beschreibung | Hinweis / Beispiel |
| Dashboard | Übersicht der letzten angenommenen Telefonate mit verkürzter Anrufnotiz. | Ausführliche Anrufnotizen unter Statistik > Anruferdaten |
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Unternehmen > |
Begrüßung Vorgabe zur Begrüßung Ihrer Anrufer in Ihrem Firmennamen. Beispiel: Herzlich Willkommen bei der Mustermann AG, mein Name ist [Vorname, Nachname]. |
Wichtig: Bitte überschreiben Sie nie den Platzhalter [Vorname, Nachname], da sich an dieser Stelle unsere Mitarbeiter mit ihrem Namen melden. Weitere Möglichkeiten wären [Vorname] oder [Nachname]. |
| Handlungsanweisung Besondere Hinweise zur Bearbeitung eingehender Telefonate. Beispiel: "Bitte ausrichten, dass wegen technischer Störungen kein Mitarbeiter verfügbar ist." |
Standardmäßig ist hier kein Eintrag erforderlich. Bei Tarifen ohne Durchstellfunktion erfolgt der Hinweis "Momentan ist niemand persönlich erreichbar. Darf ich einen Rückruf aufnehmen?" Abgefragt werden immer die Felder:
Benötigen Sie weitere Abfragefelder, so nehmen Sie bitte Kontakt zu unserem Kundeservice auf. Gerne richten wir diese für Sie ein. |
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Unternehmen > Mitarbeiter |
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Neuen Mitarbeiter anlegen |
Fügt einen neuen Mitarbeiter der Mitarbeiterliste hinzu | |
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Mitarbeiter exportieren |
Exportiert die aktuelle Mitarbeiterliste als CSV | |
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Mitarbeiter importieren |
Import einer zuvor definierten Mitarbeiterliste |
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Aktion durchführen (rechts) |
Bearbeiten Änderungen am Mitarbeiterprofil vornehmen |
Name des Mitarbeiters Im Format Vorname Nachname oder Nachname, Vorname (zur alphabetischen Sortierung bei vielen Mitarbeitern) E-Mail-Adresse Dient ausschließlich der Zustellung der Anrufbenachrichtigung. Die E-Mail-Adressen werden den Agenten nicht angezeigt. CC Kopien der Anrufbenachrichtigungen können in CC an weitere Empfänger gesendet werden. Z.B. an Team-Postfächer. Position Zur besseren Zuordnung in Ihrem Unternehmen für unsere Agenten. z.B. Geschäftsführer Zuständigkeit optional weitere Angaben zur Aufgabe in Ihrem Unternehmen z.B. Neukunden/Interessenten SMS-Benachrichtigung (optional 0,10 €/SMS) zusätzlich zur Benachrichtigung per E-Mail kann eine kurze Zusammenfassung per SMS an Sie versendet werden. Hierzu muss eine Mobilnummer im Format +49170123456789 hinterlegt und der Haken "SMS Benachrichtigung" gesetzt sein. Vertreter wählen Diese Funktion betrifft hauptsächlich Kunden mit aktiver Vermittlungsfunktion. Sollte der Ansprechpartner bei einem Durchstellversuch nicht erreichbar sein, versuchen wir das Telefonat an den ausgewählten Vertreter durchzustellen. Subaccount Mitarbeitern können eigene Zugangsdaten zur Pflege von Abwesenheiten zu unserer Sekretariatsverwaltung angelegt werden. Wir empfehlen jedoch die zentralisierte Pflege über die Ihnen mitgeteilten Zugangsdaten. FOLGENDE INFORMATIONEN BETREFFEN NUR TARIFE MIT VERMITTLUNGSOPTION Durchwahl des Mitarbeiters Wünscht ein Mitarbeiter das Durchstellen von Telefonaten, so muss hierzu der Haken "Mitarbeiter wünscht Durchstellen" für alle eingehenden Telefonate oder "VIP Durchstellen" nur für Anrufer aus der VIP-Liste gesetzt sein. Bei VIP-SMS-Benachrichtigung erhalten Sie zusätzlich eine SMS über den Anruf eines VIP-Kunden für 0,10 EUR/SMS. Ohne Haken erfolgt die Annahme wie ohne Vermittlungsoption mit Aufnahme von Anruferdaten und Anliegen und anschließender Benachrichtigung per E-Mail. Bei einem Durchstellversuch halten wir zunächst mit Ihnen Rücksprache: z.B. "In der Leitung ist der Herr Meier von der Firma Mustermann bzgl. einem Angebot. Darf ich durchstellen?" Entweder nehmen Sie nun das Telefonat an oder wir richten Ihrem Anrufer gerne etwas aus: z.B. "Richten Sie Herrn Meier bitte einen Rückruf in 30 Min aus." In jedem Fall erhalten Sie eine Anrufbenachrichtigung per Mail über den erfolgreichen Durchstellversuch mit Namen und Rufnummer oder eine komplette Anrufnotiz bei fehlender Durchstellung. |
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Abwesenheitsinfo | Informationen/Abwesenheiten, die dauerhaft gelten und nicht durch eine zeitliche Begrenzung einem Termin zugeordnet werden. z.B. "Frau Mustermann ist nur vormittags im Hause. Darf ich einen Rückruf ausrichten?" oder z.B. "Bitte ausrichten, dass der Anrufer eine Mail an ... senden soll." |
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Termine | Im Gegensatz zur Abwesenheitsinfo ist ein Termin zeitgebunden und überschreibt für den Zeitraum der Geltung die Abwesenheitsinfo. z.B. "01.10.-17.10.21 im Urlaub - Rückrufe ab dem 18.10.21" Die Abwesenheitsinfo wird in diesem Beispiel vom 01.10.-17.10. durch den Termin ersetzt. Die Info wechselt ab dem 18.10. automatisch wieder auf die Abwesenheitsinfo. |
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VIP-Kunden | VIP-Kunden können sowohl allgemein für das Unternehmen sowie für einen Mitarbeiter angelegt werden. Anhand der Anruferkennung wird der VIP identifiziert und die zugehörige Info zu diesem Anrufer dem Agenten eingeblendet. Dies könnte beispielsweise sein: "Herrn Mustermann bitte nicht nach seinen Kontaktdaten fragen. Diese sind bekannt." "Frau Müller bitte ausrichten, dass kein Interesse am Angebot besteht." |
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FAQ |
Häufige Fragen und Antworten | In der FAQ-Liste können Sie häufige Fragen/Antworten zu Ihrem Unternehmen hinterlegen, die wir dem Anrufer ausrichten dürfen. z.B. "Wo finde ich die Bestellliste?" - "Auf der Website unter beispiel.de/service" |
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Statistik > Anruferdaten |
Übersicht der angenommenen Anrufe | Bitte zunächst den Zeitraum auswählen und anschließend auf "Statistik anzeigen" klicken. |